Отдел краеведческих документов создан в 1998 году на базе сектора краеведческой библиографии справочно-библиографического отдела. Первой заведующей (1998-2009 гг.) была Реуцкая Раиса Ивановна.

Отдел располагает универсальным по содержанию фондом, около 40 тыс. единиц хранения (ХIХ – начало XXI вв.), на традиционных и электронных носителях, отражающий все стороны жизни Орловской области в исторических и современных границах. Ценность представляют материалы губернского и уездных земств, статистические сборники, труды ученой архивной комиссии, периодические издания. Фонд включает редкие справочные издания, среди которых «Памятные книжки» и «Адрес календари» Орловской губернии, «Орловский губернский справочник» (1919), «Настольный календарь-справочник по Орловской губернии» (1922). Справочники: «Орел в кармане» (1925), «Весь г. Орел» (1930) и другие. В его составе книги, изданные в Орле в 1818 – 1822 годы: К. Эккартсгаузен «Терпимость и человеколюбие, представленные в виде трогательных повествований», Ж. Лавалле «Негр или черной, каких мало бывает белых», Х.Г. Шпис «Иоан Хейменг, четвертый и последний владетель земных, воздушных, огненных и водяных духов»; сочинения по истории и экономике края Г.М. Пясецкого, А.Г. Пупарева, А.С. Тарачкова, А. Н. Шульгина. Современные издания поступают в фонд отдела на основании закона Орловской области от 03.08.1998 №73-ОЗ «Об обязательном экземпляре документов Орловской области» (в редакции от 04. 04. 2012 N 1337-ОЗ).

Широко представлены местные периодические издания (XIX – начала XXI вв.), хранящиеся в виде оригиналов и копий – это ценные источники для изучения Орловского края: «Орловские губернские ведомости», «Орловские епархиальные ведомости», «Журналы губернского земского собрания», «Друг россиян и их единоплеменников обоего пола» и др. Фонд раскрывается через тематические книжные выставки, выставки просмотры, обзоры литературы.

Отдел обеспечивает оперативное обслуживание пользователей в традиционно сложившемся режиме «запрос-ответ».

Справочно-библиографический аппарат отдела – это система каталогов, которая является основой краеведческой библиографии области в целом.

Отдел ведет исследовательскую деятельность, выпускает краеведческие библиографические пособия разной тематики, ежегодный регистрационный каталог «Орловская книга», презентация которого проходит на областном празднике «Орловская книга», календарь «Памятные даты Орловского края», оказывает помощь в информационном обеспечении исследовательских тем. Организует презентации новых краеведческих изданий, творческие вечера, краеведческие уроки, дни информации, является участником и организатором научно-практических конференций и чтений.

При отделе действует книжно-краеведческий клуб «Орловский библиофил».